Przyjmowanie spraw

Korespondencja adresowana do Sądu Okręgowego w Koszalinie wpływa do Biura Podawczego.

Biuro Podawcze:

  • przyjmuje korespondencję przesłaną za pośrednictwem publicznego operatora pocztowego,
  • przyjmuje korespondencję bezpośrednio złożoną przez interesantów, gdzie na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu, poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii,
  • korespondencję przyjętą znakuje pieczęcią wpływu z oznaczeniem sądu i zamieszcza adnotację zawierającą datę i godzinę wpływu , liczbę załączników (załącznikiem jest dokument a nie liczba kart) i podpis osoby przyjmującej pismo,
  • rozdziela przyjętą korespondencją pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne,
  • przyjmuje i wysyła korespondencję przygotowaną przez komórki organizacyjne,
  • przyjmuje i przechowuje dowodu rzeczowe.

Korespondencję dzieli się na:

  1. Przesyłki w obrocie krajowym:
    • przesyłki nierejestrowane (w gabarycie A i B ):
      • niebędące przesyłkami najszybszej kategorii (zwykłe)
      • będące przesyłkami najszybszej kategorii (priorytetowe)
    • przesyłki rejestrowane (w gabarycie A i B ):
      • niebędące przesyłkami najszybszej kategorii (zwykłe)
      • będące przesyłkami najszybszej kategorii (priorytetowe)
    • paczki pocztowe (w gabarycie A i B ):
      • niebędące paczkami najszybszej kategorii (zwykłe)
      • będące paczkami najszybszej kategorii (priorytetowe).
  2. Przesyłki w obrocie zagranicznym:
    • przesyłki nierejestrowane:
      • niebędące przesyłkami najszybszej kategorii (zwykłe)
      • będące przesyłkami najszybszej kategorii (priorytetowe)
    • przesyłki rejestrowane:
      • będące przesyłkami najszybszej kategorii (priorytetowe)
    • paczki pocztowe:
      • będące paczkami najszybszej kategorii (priorytetowe).

Przyjętą korespondencję otwiera się z wyjątkiem:

  • opatrzonych adnotacją "do rąk własnych adresata" lub "w sekretariacie nie otwierać",
  • adresowanych imiennie,
  • kierowanych do Punktu Informacji Krajowego Rejestru Karnego,
  • oznaczonych jako oferty w prowadzonych przez Sąd Postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego,
  • oznaczonych klauzulą tajności.

Przesyłki mylnie nadesłane Biuro Podawcze zwraca operatorowi pocztowemu.

Przyjmując korespondencję należy wraz z pismem przekazać załączoną kopertę. Dotyczy to przesyłek:

  • tajnych, poufnych, wartościowych,
  • poleconych,
  • stanowiących środek prawny ograniczony terminem,
  • na których brak jest oznaczenia nadawcy lub daty pisma,
  • zawierających pisma przewodniego do dołączonych załączników.

Kierownik sekretariatu przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu wydziału w celu wydania zarządzenia, co do sposobu załatwienia pisma.

Adnotację o wykonaniu zarządzenia pracownik sekretariatu zamieszcza obok zarządzenia.

Zarządzenia i adnotacje związane z obiegiem pism i sposobem ich załatwienia powinny być opatrzone datą i czytelnym podpisem bądź skróconym podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego.

Przesyłki wysyła z sądu Biuro Podawcze lub pracownik wyznaczony do przyjmowania i wysyłania korespondencji. Datę przekazania Biuru Podawczemu (lub wyznaczonemu pracownikowi) pisma lub przesyłki przeznaczonej do wysłania, pracownik sekretariatu wydziału odnotowuje we właściwych aktach i księgach biurowych.

Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatom w kopertach za potwierdzeniem odbioru, które powinno zawierać w szczególności datę doręczenia, nazwę sądu, sygnaturę akt, określenie rodzaju doręczanego pisma i sposobu jego doręczenia. Potwierdzenie odbioru po doręczeniu pisma dołącza się bezzwłocznie do akt sprawy. Określenie rodzaju wysyłanego pisma na potwierdzeniu odbioru nie może zawierać żadnych informacji o jego treści merytorycznej.

W piśmie wysyłanym przez sąd podaje się nazwę sądu, sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie imienia i nazwiska może być zastąpione odpowiednim skrótem, gdy podpisujący potwierdzi to pieczęcią imienną.

W odpowiedzi na otrzymane pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

Akta zakłada się na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału w przedmiocie zarejestrowania pisma wszczynającego postępowanie w sprawie. Zarządzenie dotyczące pisma wszczynającego postępowanie zamieszcza się na oddzielnej karcie dołączonej do akt bezpośrednio przed tym pismem.

Akta sprawy powinny być umieszczone w oddzielnej okładce sporządzonej według ustalonego wzoru, oznaczonej sygnaturą. Okładki akt poszczególnych kategorii powinny różnić się kolorem. Akta powinny być zszyte. a karty w nich ponumerowane.

Pisma nadsyłane w toku postępowania w sprawie dołącza się do akt według kolejności wpływu. Pisma złożone na rozprawie lub posiedzeniu sądu oraz dowody doręczenia wezwań i zawiadomień zamieszcza się przed protokołem rozprawy lub posiedzenia, którego dotyczą.

Do akt sprawy nie dołącza się pism dotyczących czynności nadzorczych.

O wydaniu z akt sprawy przedmiotów lub dokumentów należy w odpowiednim miejscu akt uczynić wzmiankę, podając imię i nazwisko odbiorcy.

Po uprawomocnieniu się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, kierownik sekretariatu ustala, czy sędzia rozpoznający sprawę w pierwszej instancji dokonał zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii, a w razie stwierdzenia braku kwalifikacji, przedstawia akta przewodniczącemu wydziału do dokonania tej czynności.

Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, wydane po zakończeniu czynności sądowych związanych z wykonaniem orzeczenia, akta przekazuje się do archiwum zakładowego.

Akta w sekretariatach powinny być ułożone według podziału na grupy odpowiadające poszczególnym fazom postępowania w sprawach (akta spraw wyznaczonych na posiedzenie, oczekujących, tych w których postępowanie zawieszono itd.), a w ramach grup – rocznikami, według kolejności numerów sygnatur.

Rejestr zmian dla: Przyjmowanie spraw

Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Okręgowy w Koszalinie
Wytworzył:
b.d.
Opublikował:
Marcin Igel
Dokument z dnia:
2017-04-18
Publikacja w dniu:
2017-04-18
Opis zmiany:
b.d.